eventaro GbR Untere Schubertstraße 3, 74376 Gemmrigheim Vertreten durch: Valerie Sieber & Nadine Haller Stand: August 2026

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für sämtliche Geschäftsbeziehungen zwischen der eventaro GbR und ihren Auftraggebern. Sie regeln die Zusammenarbeit, Leistungen und Pflichten beider Parteien im Rahmen von Eventplanungs-, Beratungs- und Organisationsleistungen.

1. Geltungsbereich und Vertragsschluss 1.1. Alle Vereinbarungen zwischen der eventaro GbR und dem Auftraggeber werden ausschließlich auf Grundlage dieser AGB geschlossen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes vereinbart wurde. 1.2. Diese Bedingungen gelten auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen, sofern sie dem Auftraggeber bei Vertragsschluss erneut zugänglich gemacht werden oder ihm bereits in Textform vorliegen. 1.3. Grundlage des Vertrages ist das schriftliche Angebot der eventaro GbR bzw. der vom Auftraggeber erteilte Auftrag, in dem Leistungsumfang und Vergütung definiert sind. Angebote sind bis zur schriftlichen Bestätigung unverbindlich. 1.4. Kostenschätzungen, Grobkalkulationen oder als „Kostenrahmen“ bezeichnete Angaben sind unverbindlich. 1.5. Änderungen oder Nebenabreden bedürfen der Textform (z. B. E-Mail, Messenger oder Brief). 1.6. Ereignisse höherer Gewalt berechtigen die eventaro GbR, vereinbarte Leistungen zu verschieben oder anzupassen. Ein Anspruch auf Schadensersatz besteht in diesen Fällen nicht, es sei denn, eventaro GbR trifft ein Verschulden in Form von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Das Recht des Auftraggebers, bei dauerhafter Unmöglichkeit vom Vertrag zurückzutreten, bleibt unberührt. 1.7. Eine Stornierung durch den Auftraggeber ist jederzeit möglich, muss jedoch in Textform erfolgen. Alle bis dahin erbrachten Leistungen sowie angefallene Fremdkosten werden vollständig berechnet. Darüber hinaus gelten folgende Stornosätze auf die verbleibende Auftragssumme: bis 6 Monate vor Veranstaltungsdatum: 30 % 3 bis 6 Monate vor Veranstaltungsdatum: 50 % 1 bis 3 Monate vor Veranstaltungsdatum: 75 % weniger als 30 Tage vor Veranstaltungsdatum: 90 % Der Auftraggeber kann nachweisen, dass ein geringerer oder kein Schaden entstanden ist. Bereits bestellte oder produzierte Materialien (z. B. Druck-, Werbe- oder Brandingmaterialien) werden bei einer Stornierung vollständig berechnet. 2. Pflichten des Auftraggebers 2.1. Der Auftraggeber stellt eventaro GbR alle für die Projektumsetzung notwendigen Informationen, Unterlagen und Freigaben rechtzeitig zur Verfügung und sichert zu, dass er zur Nutzung dieser Materialien berechtigt ist. 2.2. Der Auftraggeber arbeitet eng mit eventaro GbR zusammen und informiert über alle relevanten Umstände, die Einfluss auf die Durchführung des Projektes haben können. 2.3. Zusätzlicher Aufwand, der durch fehlerhafte oder unvollständige Angaben des Auftraggebers entsteht, wird gesondert berechnet. 2.4. Der Auftraggeber stellt eventaro GbR von Ansprüchen Dritter frei, die daraus resultieren, dass der Auftraggeber im Zusammenhang mit dem Projekt Rechte Dritter verletzt oder seine vertraglichen Pflichten schuldhaft nicht erfüllt hat. Die Freistellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Sie gilt nicht, soweit eventaro GbR die Rechtsverletzung selbst zu vertreten hat. 2.5. Verträge mit externen Dienstleistern wie z. B. Locations, Caterern, Technikfirmen, Fotografen, Videografen oder Künstlern werden direkt zwischen dem Auftraggeber und dem jeweiligen Anbieter geschlossen. eventaro GbR unterstützt bei Auswahl, Koordination und Abstimmung, ist jedoch nicht Vertragspartei und übernimmt keine Haftung für diese Fremdleistungen. 2.6. Der Auftraggeber verpflichtet sich, Künstler und Dienstleister, die ihm erstmals durch eventaro GbR vermittelt wurden, für einen Zeitraum von 12 Monaten nach dem jeweiligen Veranstaltungsdatum nicht unter Umgehung von eventaro GbR direkt zu beauftragen. Diese Regelung gilt nur für Dienstleister, zu denen vor der Vermittlung durch eventaro GbR kein eigenständiger Geschäftskontakt bestand. 3. Urheber- und Nutzungsrechte Alle von eventaro GbR erstellten Konzepte, Ideen, Entwürfe und Materialien unterliegen dem Urheberrecht. Die Nutzungsrechte gehen erst nach vollständiger Bezahlung an den Auftraggeber über. Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit schriftlicher Zustimmung zulässig. 4. Präsentationen und Konzepte Präsentationen, Konzeptvorschläge und Entwürfe bleiben Eigentum von eventaro GbR, sofern kein Auftrag erteilt wird. Eine Nutzung ohne schriftliche Zustimmung ist untersagt und verpflichtet zur Zahlung einer angemessenen Vergütung. 5. Vergütung und Zahlungsbedingungen 5.1. Alle Leistungen sind kostenpflichtig, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde. Die angegebenen Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. 5.2. Sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wird, gelten folgende Zahlungsbedingungen: Bei Auftragserteilung ist eine Anzahlung in Höhe von 50 % der vereinbarten Auftragssumme fällig. Die verbleibenden 50 % können nach individueller Absprache in Teilraten beglichen werden. Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten, die im Zusammenhang mit der Durchführung des Events entstehen, werden nach Abschluss der Veranstaltung auf Basis des tatsächlichen Aufwands abgerechnet. Alle Rechnungen sind innerhalb von sieben Kalendertagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zahlbar. 5.3. Bei Projekten, bei denen eventaro GbR ausschließlich koordinierend tätig ist und die Verträge mit Fremddienstleistern direkt zwischen Auftraggeber und Dienstleister geschlossen werden, übernimmt eventaro GbR keine Haftung für Zahlungsverpflichtungen oder Nichterfüllung dieser Dritten. 6. Zusatzleistungen und Reisekosten Zusatzleistungen, Änderungen und Mehraufwand werden nach Zeitaufwand gemäß den üblichen Stundensätzen von eventaro GbR berechnet. Reise- und Übernachtungskosten (ab 3-Sterne-Standard) sowie Spesen sind vom Auftraggeber zu erstatten. 7. Lieferung Geringfügige Abweichungen in Druck, Farbe oder Material stellen keinen Mangel dar. Lieferverzögerungen aufgrund höherer Gewalt berechtigen nicht zum Schadensersatz. 8. Korrektur und Freigabe Vor der Produktion erhält der Auftraggeber Korrekturmuster zur Freigabe. Nach erteilter Freigabe übernimmt eventaro GbR keine Haftung für inhaltliche Fehler, die bei sorgfältiger Prüfung durch den Auftraggeber erkennbar gewesen wären. Die Haftung für verdeckte Mängel sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit bleibt unberührt. 9. Haftung 9.1. eventaro GbR haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. 9.2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet eventaro GbR nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf. 9.3. Im Fall einer Haftung nach Ziffer 9.2 ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. 9.4. Die Haftung für mittelbare Schäden und Folgeschäden ist bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen, soweit sie nicht auf der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten beruhen. Im Fall der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten gilt die Begrenzung nach Ziffer 9.3. 9.5. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. 10. Gewährleistung Mängel sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Leistungserbringung in Textform zu melden. Bei berechtigten Mängeln erfolgt Nachbesserung innerhalb angemessener Frist. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte des Auftraggebers bleiben im Übrigen unberührt. 11. Leistungen Dritter Von eventaro GbR beauftragte Dritte gelten als Erfüllungsgehilfen. Der Auftraggeber verpflichtet sich, diese Personen für einen Zeitraum von 12 Monaten nach Leistungserbringung nicht direkt und unter Umgehung von eventaro GbR zu beauftragen, sofern der Kontakt erstmals durch eventaro GbR hergestellt wurde. 12. Gestaltungsfreiheit Innerhalb des vereinbarten Rahmens besteht kreative Gestaltungsfreiheit. Änderungen nach Freigabe werden gesondert berechnet. 13. Rechtliche Zulässigkeit Die Prüfung der rechtlichen Zulässigkeit von Marketingmaßnahmen obliegt dem Auftraggeber. eventaro GbR haftet nicht für wettbewerbs- oder markenrechtliche Verstöße. 14. Media-Leistungen Bei Mediaplanung schuldet eventaro GbR keinen bestimmten Erfolg. Verspätete Zahlungen können zum Verlust von Schaltterminen führen. 15. Vertraulichkeit eventaro GbR behandelt alle im Rahmen des Auftrags erhaltenen Informationen vertraulich und verpflichtet auch beauftragte Dritte zur Geheimhaltung. Auf Wunsch des Auftraggebers kann eine gesonderte Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) geschlossen werden. 16. Datenschutz Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Zusammenarbeit erfolgt gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO. Einzelheiten zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung von eventaro GbR unter www.eventaro.de zu entnehmen. 17. Einsatz von KI-gestützten Werkzeugen 17.1. eventaro GbR setzt im Rahmen der Leistungserbringung KI-gestützte Werkzeuge ein, insbesondere für Texterstellung, Konzeptentwicklung, Recherche und Bildbearbeitung. Der Einsatz erfolgt unter fachlicher Kontrolle von eventaro GbR. Die inhaltliche und qualitative Verantwortung für sämtliche Arbeitsergebnisse verbleibt bei eventaro GbR. 17.2. Soweit im Rahmen der Leistungserbringung projektbezogene oder vertrauliche Daten des Auftraggebers in KI-gestützten Werkzeugen verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Einzelheiten zur Art, zum Umfang und zur Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung unter www.eventaro.de zu entnehmen. Soweit personenbezogene Daten Dritter (z. B. Gästelisten, Teilnehmerkontaktdaten) verarbeitet werden, gelten die Regelungen zur Auftragsverarbeitung in § 19 dieser AGB. 17.3. Mit Erteilung des Auftrags erklärt sich der Auftraggeber mit dem Einsatz KI-gestützter Werkzeuge im Rahmen der Leistungserbringung einverstanden. 18. Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten 18.1. Soweit eventaro GbR im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, gelten die nachfolgenden Regelungen als Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung von Teilnehmer-, Gäste- und Kontaktdaten im Rahmen der Eventplanung, -organisation und -durchführung. 18.2. Art und Zweck der Verarbeitung. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen im Auftrag des Auftraggebers. Sie umfasst insbesondere die Erstellung und Verwaltung von Gästelisten und Einladungen, Teilnehmerregistrierung und -kommunikation, Sitzplan- und Namensschilderstellung, Erfassung und Weitergabe von Verpflegungshinweisen (z. B. Allergien, Unverträglichkeiten) an Cateringunternehmen, Reise- und Übernachtungskoordination sowie die Auswertung und Nachbereitung der Veranstaltung. 18.3. Art der personenbezogenen Daten. Verarbeitet werden können: Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Unternehmenszugehörigkeit und Position, Ernährungshinweise und Allergien, Foto- und Videomaterial sowie sonstige vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte personenbezogene Daten. 18.4. Kategorien betroffener Personen. Betroffen sind Mitarbeiter, Kunden, Geschäftspartner und Gäste des Auftraggebers sowie sonstige Personen, deren Daten eventaro GbR im Rahmen der Eventplanung übermittelt werden. 18.5. Pflichten von eventaro GbR. eventaro GbR verpflichtet sich: a) personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten, es sei denn, eine Verarbeitung ist nach Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats erforderlich; b) sicherzustellen, dass sich die zur Verarbeitung befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben; c) geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Ziffer 18.8 zu treffen; d) die in Ziffer 18.6 genannten Bedingungen für die Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern einzuhalten; e) den Auftraggeber nach Möglichkeit bei der Erfüllung von Betroffenenrechten (Art. 15–22 DSGVO) zu unterstützen; f) den Auftraggeber bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32–36 DSGVO zu unterstützen; g) nach Abschluss der Leistung sämtliche personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; h) dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung dieser Pflichten zur Verfügung zu stellen und Überprüfungen zu ermöglichen. 18.6. Unterauftragnehmer. eventaro GbR darf Unterauftragnehmer (z. B. Cateringunternehmen, Technikdienstleister, Druckereien, Ticketingplattformen, KI-Dienstleister) zur Verarbeitung personenbezogener Daten einsetzen, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist. Der Auftraggeber stimmt dem Einsatz solcher projektbezogenen Unterauftragnehmer mit Auftragserteilung grundsätzlich zu. eventaro GbR informiert den Auftraggeber über beabsichtigte Änderungen bei Unterauftragnehmern. Der Auftraggeber kann aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb von 14 Tagen nach Information widersprechen. eventaro GbR stellt sicher, dass Unterauftragnehmern mindestens gleichwertige Datenschutzpflichten auferlegt werden. 18.7. Drittlandübermittlung. Soweit im Rahmen der Leistungserbringung KI-gestützte Werkzeuge oder andere Dienste eingesetzt werden, die eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfordern, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission, von Standardvertragsklauseln oder einer Zertifizierung des Empfängers nach dem EU-US Data Privacy Framework. Einzelheiten zu den eingesetzten Diensten sind der Datenschutzerklärung unter www.eventaro.de zu entnehmen. 18.8. Technische und organisatorische Maßnahmen. eventaro GbR trifft unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, der Art, des Umfangs und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte betroffener Personen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese umfassen insbesondere: a) Zugangs- und Zugriffskontrolle: Personenbezogene Daten des Auftraggebers sind nur autorisierten Personen zugänglich. Der Zugang zu digitalen Systemen ist durch Passwortschutz, Zwei-Faktor-Authentifizierung und individuelle Benutzerkonten gesichert. b) Weitergabekontrolle: Personenbezogene Daten werden ausschließlich über verschlüsselte Übertragungswege (SSL/TLS, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) übermittelt. c) Eingabekontrolle: Es ist nachvollziehbar, wer personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder entfernt hat. d) Verfügbarkeitskontrolle: Personenbezogene Daten sind gegen Verlust und Zerstörung durch regelmäßige Datensicherung geschützt. e) Trennungskontrolle: Daten verschiedener Auftraggeber werden getrennt voneinander verarbeitet. f) Vertraulichkeitsverpflichtung: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von eventaro GbR sind auf Vertraulichkeit verpflichtet. g) KI-gestützte Werkzeuge: Auswahl von Anbietern, die eingegebene Daten nicht für Modelltraining verwenden und angemessene Sicherheitsstandards nachweisen. 18.9. Meldepflicht bei Datenpannen. eventaro GbR informiert den Auftraggeber unverzüglich, nachdem eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt geworden ist. Die Meldung enthält mindestens eine Beschreibung der Art der Verletzung, die betroffenen Datenkategorien, die wahrscheinlichen Folgen sowie die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen. 18.10. Laufzeit. Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung gilt für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses. Die Pflichten zur Vertraulichkeit und zur Löschung bzw. Rückgabe gelten über das Vertragsende hinaus. 19. Schlussbestimmungen Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz von eventaro GbR.